「うちもそろそろAIを使わないと」と言われても、最初に何を決めればいいのか分からない。とりあえず誰かが使い始めたけれど、顧客の名前が入った文をそのまま貼っていないか心配。中小企業でAIを使い始めるとき、こんな状態から始まることが多いのではないでしょうか。
この記事では、社内でAIを使い始めるときの進め方を3段階に分けて解説します。最初にやるのは、便利な使い方を覚えることではなく、AIに入れてはいけない情報を決めることです。
この記事でわかること
- AIに入れてはいけない情報の決め方と、社内に配る1枚のルールの作り方
- 最初に試す業務の選び方（自分の仕事から1つ）
- 慣れてきたら：AIっぽくない資料を作る、小さな業務の道具を作る
この記事の対象者
- 社内で生成AIを使い始めたい中小企業の経営者・社員の方
- 社内に詳しい人がおらず、何から決めればいいか迷っている方
- これから仕事でAIを使ってみたい個人の方
全体像：使い始める → 資料に使う → 道具を作る
| 段階 | やること | この段階のゴール |
|---|---|---|
| 1. 使い始める | 入れてはいけない情報を決め、自分の業務の作業1つをAIと一緒にやる | 社内で安全に使い始められる |
| 2. 資料に使う | 骨子をAIに作らせ、見た目を整え、AIの文を自分の言葉に直す | 「いかにもAI」でない資料が作れる |
| 3. 道具を作る | 表の集計や定型書類の下書きなど、社内向けの小さな道具を作る | 自分たちで業務の一部を仕組みにできる |
いきなり3段階目から始めないことが大事です。1段階目のルールが無いまま道具を作ると、どの情報を扱ってよいかが曖昧なまま仕組みだけが増えていきます。
段階1：AIに入れてはいけない情報を先に決める
生成AIは、入力した文章をサービス側に送って答えを返します。サービスや設定によっては、入力した内容が学習に使われることもあります。そこで、使い始める前に「入れない情報」を社内で決めておきます。
| 入れない情報 | 例 | 代わりにどうするか |
|---|---|---|
| 顧客・取引先の個人情報 | 氏名・住所・電話番号・メールアドレス | 「Aさん」「B社」のように伏せてから入れる |
| 契約の中身 | 契約書の本文・見積りの条件 | 構成や言い回しだけを相談する |
| 認証情報 | パスワード・APIキー・ログインURL | 絶対に入れない |
| 未公開の数字 | 決算前の売上・原価・給与 | 架空の数字に置き換えて手順だけ確かめる |
あわせて、使うサービスの「入力を学習に使わない」設定があるか、法人向けのプランがあるかを確かめます。設定の場所や条件はサービスごとに違い、変わることもあるので、各サービスの公式の案内で確認してください。
決めた内容は、A4で1枚の「使ってよい情報・いけない情報」にまとめて社内に配ります。長い規程より、机の横に貼れる1枚のほうが守られます。
最初に試す業務は、自分の仕事から1つ
ルールを決めたら、自分の業務の中から作業を1つ選んで、AIと一緒に最後まで1回やってみます。
- 営業なら：提案書の構成を考えてもらい、下書きを作る
- 事務なら：よくある問い合わせへの返信の案を作る
- 経営者なら：社内向けのお知らせ文を整える
「AIで何ができるか」を一般論で学ぶより、自分の仕事で1回やりきるほうが、次に何に使えるかが具体的に見えてきます。うまくいった指示文は、業務ごとにテンプレートとして残しておきます。
段階2：AIっぽくない資料を作る
使い始めてすぐにぶつかるのが、「AIに作らせた資料が、いかにもAIで使えない」という問題です。どこかで見たような見出しと、自分は言っていない理由が並んだ資料になりがちです。
私は毎週の発表資料をAIと一緒に作っていますが、うまくいくのは次の順番に分けたときです。
- 決める：誰に・何分で・何を伝えるかを自分で3行書く
- 骨子：材料を渡し、1枚1メッセージの見出しの並びをAIに作らせる。「材料に無い理由・数字は足さない」と指示する
- 見た目：中身が固まってから、最後にまとめて整える
- 点検：AIの文を、自分が口で言える言葉に直す
詳しい手順と指示文の例は、AIでスライドの骨子から作る手順にまとめています。
段階3：Claude で社内向けの小さな道具を作る
資料づくりに慣れてきたら、毎週くり返している作業を小さな道具にすることも考えられます。たとえば Anthropic 社の Claude Code のような道具を使うと、プログラミングに詳しくない人でも、対話しながら次のようなものを作れます。
- 表（CSV・Excel）の集計と整形
- 定型の書類・メールの下書き作り
- ファイルの整理
- 社内向けの簡単なページ
ここでも段階1のルールが前提です。まずは仮のデータで作って動きを確かめ、実データにつなぐのは社内のルールを確かめてからにします。作った道具は、他の人も使えるように手順書を1枚つけておくと、作った人しか使えない状態を避けられます。
一方で、顧客向けのサービスや基幹システムの改修、セキュリティの診断までを自分たちだけでやろうとするのはおすすめしません。社内向けの小さな道具から始めるのが安全です。
よくある質問
Q. 無料版のAIでも始められますか？
段階1・2は、Claude・ChatGPT・Gemini の無料版で始められます。段階3で Claude Code を使う場合は有料プランが必要です（料金・条件は公式の案内を確認してください）。
Q. ルールを決める前に、もう社員が使い始めています
止めるより、今使っている人に「どんな作業に使っているか」を聞き、その作業を前提に入れない情報を決めるのが早いです。実際の使い方に合わせたルールのほうが守られます。
まとめ
- 最初にAIに入れてはいけない情報（個人情報・契約・認証情報・未公開の数字）を決め、1枚にして配る
- 自分の業務の作業を1つ選んで1回やりきる。うまくいった指示文は残す
- 資料は骨子 → 見た目 → 自分の言葉に直すの順に分ける
- 道具づくりは仮のデータ・社内向けの小さなものから